Vereinsfahrt organisieren

Bietet jemand zwei oder mehr Hauptleistungen (z.B. Übernachtung im Hotel und Busfahrt) in einem Paket an, handelt es sich laut Rechtsprechung bereits um einen Reiseveranstalter im Sinne des Gesetzes. Dieser ist verpflichtet, jedem Teilnehmer einen Reisepreissicherungsschein auszuhändigen. So sollen die Teilnehmer gegen eine Insolvenz des Veranstalters vor oder während der Reise geschützt werden. Hierbei gibt es nur wenige Ausnahmen:

1. Bei sogenannten „Kurzreisen”, die
                      a) weniger als 24 Stunden dauern UND
                      b) keine Übernachtung beinhalten UND
                      c) deren Preis weniger als 500 € beträgt.

Hierunter fallen praktisch alle Tagesfahrten, die unsere Orts- und Kreisverbände organisieren.

2. Bei Veranstaltern, die nur
                      a) gelegentlich UND
                      b) außerhalb ihrer gewerblichen Tätigkeit Reisen veranstalten.

Diese Ausnahme greift bei uns jedoch nicht. Zwar veranstalten wir nur Reisen ohne gewerblichen Hintergrund, doch wird bei der Auslegung von „gelegentlich” der Landesverband insgesamt betrachtet. Gelegentlich heißt in diesem Zusammenhang (laut einschlägigen Gerichtsurteilen) weniger als drei Reisen im Jahr.

3. Bei Reisen, bei denen der Reisepreis erst nach Beendigung der Reise fällig wird.
Ein solches Vorgehen ist weder üblich noch wünschenswert, da in diesem Fall der Orts- oder Kreisverband mit Mitgliedsbeiträgen in Vorlage treten müsste.

❗ Die Orts- und Kreisverbände des VdK Saarland dürfen niemals als Reiseveranstalter auftreten! Beauftragen Sie stattdessen einen Reiseveranstalter z.B. das Busunternehmen ihres Vertrauens, Ihnen für die gewünsch-ten Leistungen eine Reise „für VdK-Mitglieder” zusammenzustellen. Die Teilnehmer melden sich dann direkt dort an und zahlen an das Busunternehmen. Damit haben Sie die Koordinationsarbeit gespart und die Haf-tungsfrage gleich mit gelöst. In diesem Fall liegt die Veranstalterhaftung nämlich beim Busunternehmen und Sie brauchen sich nicht weiter darum zu kümmern.

Um nicht als Reiseveranstalter wahrgenommen zu werden, muss dies zweifelsfrei deutlich gemacht werden. Das heißt, es muss in Werbung, Anschreiben, Anmeldformular usw. zum Ausdruck gebracht werden, dass der Veranstalter ein Dritter ist!

Das kommt auf die Art der Reise an. Die große Mehrheit der Fahrten ist eine schöne Freizeitgestaltung. Dies ist leider kein gemeinnütziger Zweck. Deshalb darf die Reise weder aus der Ortsverbandskasse bezahlt noch aus dieser bezu-schusst werden. Vielmehr muss ein kostendeckender Preis verlangt werden, den jeder Teilnehmer entrichten muss. Vergünstigungen für Mitglieder kann es allenfalls im Rahmen der Höchstbeträge geben, die einem Mitglied als Zuwen-dung zukommen dürfen (s. dazu in der Finanzordnung).

Ganz anders sieht es aus, wenn die Fahrt einem Zweck der Satzung dient. Dann darf sie aus der VdK-Kasse bezu-schusst, ja sogar komplett bezahlt werden.

Beispiel Sie besuchen die AAL-Ausstellung in Frankfurt. Dies ist eine Bildungsfahrt zu einem satzungsnahen Thema des                VdK. In der Satzung könnte darauf „Durchführung von Bildungs- und Schulungsveranstaltungen“, aber auch                    „Stärkung der Rechte von Patienten und Pflegebedürftigen“ passen, denn die Reiseteilnehmer werden dort viel                 über technische Hilfsmittel für ältere und pflegebedürftige Menschen lernen, können vielleicht sogar anderen                 bei diesen Themen helfen. Das ist eine Satzungsaufgabe für den VdK. Dafür dürfen wir Geld ausgeben!

Aber Vorsicht! Wenn Sie auf dem Rückweg Ihrer Bildungsfahrt noch einen Halt beim ZDF-Fernsehgarten einlegen oder ein opulentes Mahl verzehren, wird das Finanzamt wohl Zweifel am Charakter der Fahrt bekommen. Also: niemals Freizeitveranstaltungen und Reisen nach Satzung miteinander verbinden. Auch hier gibt es aber vielleicht einen Ausweg: Die Fahrt wird von den Teilnehmern selbst bezahlt und der Ortsverband übernimmt die Kosten für den Referenten, der in der AAL-Ausstellung einen Vortag hält …

Völlig unabhängig vom Thema Gemeinnützigkeit, gibt es noch ein weiteres Steuerthema: Unter Umständen löst die Reise eine Umsatzsteuer-Pflicht aus. Das Problem ist ganz einfach zu umgehen: Da es ja auch aus anderen Gründen notwendig ist, einen Reiseveranstalter einzuschalten, überweisen die Teilnehmer ihren Reisepreis direkt an diesen. Das Geld läuft gar nicht erst durch die VdK-Kasse. Somit haben wir auch keine umsatzsteuerlichen Fragen zu klären.

Begriffe wie 3-Sterne-Bus oder 4-Sterne-Bus sind von der RAL Gütegemeinschaft Buskomfort markenrechtlich geschützt. Ihre Verwendung kann hohe Strafen nach sich ziehen. Deshalb dürfen in Publikationen des VdK über Reisen niemals diese Begriffe verwendet werden! Das gilt auch dann, wenn das beauftragte Busunternehmen tatsächlich einen entsprechenden Bus einsetzt!

❗ Wir empfehlen, die geschützten Begriffe zu umschreiben, etwa „Wir fahren in einem wie gewohnt komfortablen Bus“. Auch das Beilegen einer Reiseausschreibung des Busunternehmens ist möglich. Der Busunternehmer selbst darf als Mitglied der Gütegemeinschaft die geschützten Begriffe nämlich verwenden.

Grundsätzlich spricht nichts dagegen, auf VdK-Fahrten auch Nicht-Mitglieder mitzunehmen. Das kann bei einer schicken Reise sogar eine gute Mitgliederwerbung sein. Dabei ist allerdings zu beachten, dass die Nicht-Mitglieder keine anderen Konditionen bekommen als die Mitglieder. Die Fahrten müssen nämlich kostendeckend geplant werden und dürfen nicht durch Gelder aus Mitgliedsbeiträgen quersubventioniert werden. Ein vergünstigter Reisepreis etwa für unsere Verbandsmitglieder ist daher nicht zulässig und würde die Gemeinnützigkeit gefährden, da dies im Umkehrschluss bedeutet, dass die Reise nicht kostendeckend kalkuliert wurde oder ein Gewinn entstehen würde 

(Vorsicht -> Gewinnerzielungsabsicht und damit Steuerpflicht!).

Damit eine Reise auch wirklich zum Erfolg wird, ist es gut, wenn man die Gegebenheiten vor Ort schon mal erkundet hat. Dafür bietet es sich an, mit einem kleinen Trupp die Stationen der Fahrt schon mal zu erkunden. So schön das aus touristischer Sicht ist, so wenig hat es mit dem gemeinnützigen Zweck zu tun. Die Vor-Fahrt kann deshalb leider nur privat, aber nicht über Mittel des Ortsverbands finanziert werden.
Sicher kann man jetzt diskutieren, wie das denn wäre, wenn man vor Ort erst mal die Barrierefreiheit klären muss. Aber auch das macht eine touristische Fahrt nicht zu einem gemeinnützigen Zweck. Etwas Anderes wäre es, wenn man speziell für Behinderte eine Reise organisiert, um diesen die Teilhabe an bestimmten Events zu ermöglichen. Mit der Realität im Verband hat das aber wohl in der Regel nichts zu tun.

Der Sozialverband VdK verfügt über eine Vereinshaftpflichtversicherung. Über diese sind alle Mitglieder grundsätzlich versichert, wenn sie mit oder für den VdK unterwegs sind. Abgedeckt ist jedoch lediglich die Haftpflicht für Schäden gegenüber Dritten. 

Beispiel: Nach einem feuchtfröhlichen Abschlussabend in der Hotelbar geht auf dem Weg ins Zimmer die wertvolle Mingvase in der Lobby zu Bruch. Am nächsten Morgen wird der Schaden bemerkt, aber leider kann der Verursacher nicht genau ausgemacht werden. Da sonst keine Gäste im Hotel waren, geht die Rechnung an den VdK.

Nicht von der Haftpflichtversicherung abgedeckt sind hingegen die persönlichen Risiken der einzelnen Teilnehmer. Hier kommen insbesondere in Betracht:

1. Auslandsreise-Krankenversicherung
Bei Vorlage der auf der Rückseite ihrer Versicherungskarte aufgedruckten Europäischen Gesundheits-karte (EHIC) haben gesetzlich Versicherte auch im EU-Ausland Anspruch auf eine medizinisch notwendige Versorgung, jedoch nur auf dem Niveau des jeweiligen Gastlandes. Eventuelle Mehrkosten oder gar die Kosten der Überführung im Todesfall sind nicht versichert. Hier kann eine Auslandsreise-Krankenversicherung sinnvoll sein. Wer nicht bereits selbst eine entsprechende Jahresversicherung abgeschlossen hat und diesen Schutz nur für eine einzelne VdK-Reise wünscht, kann über die Gruppenversicherung des VdK für 0,30 € pro Tag versichert werden.

2. Reiseabbruch-Versicherung
Eine plötzliche schwere Erkrankung, der Tod eines nahen Verwandten oder ein Einbruch in der Wohnung zwingt Sie zu Hause zu bleiben oder die bereits angetretene Reise abzubrechen? In diesem Fall zahlt eine Reiseabbruch-Versicherung die Stornokosten und/oder die Kosten einer außerplanmäßigen An-/ oder Abreise. Die Kosten einer solchen Versicherung sind jedoch individuell vom jeweiligen Reisepreis und der Vereinbarung eines Selbstbehaltes abhängig (z.B. Reisepreis 500 € ohne Selbstbehalt: 19,10 €).

3. Haftpflicht-/Unfallversicherung
Sie verursachen einen Schaden (das mit der Ming-Vase, das ist Ihnen passiert) oder Sie verunglücken unterwegs schwer und können nicht mehr arbeiten? Hier kommt eine Haftpflicht-/Unfallversicherung für den Schadenersatz bzw. die durch Invalidität entstandenen Kosten auf. Diese ist zum Preis von 0,26 €/Person und Tag erhältlich.

❗ So einfach geht’s: Die Buchung der Versicherungen ist ganz einfach. Sie können dies entweder für einzelne Reisende oder gleich für die ganze Gruppe tun. Am Einfachsten geht das unter: www.union-verdi.de. Sollten Sie noch Fragen haben, helfen Ihnen die Mitarbeiter der VdK-Landesgeschäftsstelle und auch die Mitarbeiter vom Union-Versicherungsdienst gerne weiter.

✔ Beauftragen Sie einen professionellen Reiseveranstalter. Er schreibt die Reise aus und führt das Inkasso durch. Sie haben damit Haftungsprobleme, Steuerprobleme und Probleme mit Markenschutzrechten auf einen Schlag ausgeräumt.

✔ Der VdK hat eine Haftpflichtversicherung. Diese deckt aber nicht persönliche Risiken der Reiseteilnehmer ab. Für die wichtigsten persönlichen Risiken können auf Wunsch Versicherungen hinzugebucht werden.

✔ Wenn Nicht-VdK-Mitglieder mit auf die Reise gehen, müssen sie die gleichen Konditionen wie Mitglieder bekommen. Ein günstigerer Reisepreis für Mitglieder kann die Gemeinnützigkeit des Verbands gefährden.

  
✔ Für Reisen, die der direkten Erfüllung des Satzungszwecks dienen, darf der VdK alle Kosten übernehmen. Die typische Fahrt, die einen touristischen Charakter hat, ist dagegen nicht gemeinnützig und darf deshalb auch nicht gesponsert werden.